Foto und Videos von Mitarbeitern im Intranet – Einwilligung erforderlich?

Ist das Einholen einer Einwilligung im Rahmen der Erstellung von Videos/Fotos, auf denen Mitarbeiter erkennbar sind, für die hausinterne Kommunikation eines Unternehmens im Intranet erforderlich, wenn diese Aufnahmen ausschließlich für interne Zwecke genutzt (Intranet) werden und auf das Intranet nur Mitarbeiter Zugriff haben?

Ja, ist es.

26 Abs. 2 BDSG (neu) regelt die Einwilligung der Verarbeitung personenbezogener Daten für den Beschäftigungsbereich auf der Grundlage von Art. 88 DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigtenkontext). In der Begründung zum Gesetzesentwurf des BDSG (neu) wird die Nutzung eines Fotos im Firmen-Intranet hinsichtlich des Erfordernisses der Einwilligung explizit genannt. Das gilt dann nach der Gesetzesbegründung natürlich auch für Videos. Insofern geht der deutsche Gesetzgeber zunächst grundsätzlich davon aus, dass hier eine Einwilligung erforderlich ist.

26 Abs. 1 BDSG (neu) kommt hier als Ermächtigungsgrundlage für die Verwendung von Videos/Fotos im Intranet ohne Einwilligung nicht in Betracht. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten (wozu auch Videos / Foto zählen, auf denen Mitarbeiter erkennbar sind) ohne Einwilligung nur verarbeitet werden, wenn dieses zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. An der Erforderlichkeit der Datenverarbeitung in Form der hier vorgesehenen Videos/Fotos im Intranet fehlt es hier jedoch.

Als weitere Rechtsgrundlagen kommt die Verarbeitung ohne Einwilligung auf der Grundlage berechtigter Interessen des Unternehmens gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht.

Das Fotografieren und Veröffentlichen (ohne Einwilligung) im Intranet könnte dabei im Einzelfall durch ein überwiegendes berechtigtes Interesse des Arbeitgebers erlaubt sein.

Diesbezüglich wird vertreten: Wenn es tatsächlich um das Gesamtgeschehen geht und eine große Zahl von Personen auf dem Foto/Video abgebildet ist, wäre eine Rechtfertigung auf der Grundlage berechtigter Interessen zu bejahen. Den berechtigten Interessen des Arbeitgebers stünden in dieser Situation in aller Regel keine überwiegenden Interessen der Abgelichteten gegenüber (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Schwieriger tut sich diese Meinung dagegen damit, das Vorliegen berechtigter Interessen zu bejahen, wenn es um Fotos/Videos Einzelner oder kleiner Gruppen von Mitarbeitern geht, sodass kein Gesamtgeschehen im Vordergrund steht. Für die Zulässigkeit auch solcher Fotografien/Videos könnte zugunsten des Arbeitgebers im Einzelnen die Üblichkeit von Fotos/Videos auf Betriebsfeiern oder ähnlichen Events sprechen. Dieses aufgrund der Erwartungshaltung der Mitarbeiter sowie der Tatsache, dass das Intranet lediglich für die Mitarbeiter des Unternehmens und nicht für die Öffentlichkeit zugänglich ist.

Allerdings ist stark zu bezweifeln, ob der Arbeitgeber tatsächlich ein allgemeines berechtigtes Interesse daran hat, Videos und Fotos aller Mitarbeiter in das Intranet ohne weiteres zu stellen.

Außerdem wäre es im geschäftlichen Alltag weniger praktikabel, jedes Foto oder Video auf die berechtigten Interessen des Arbeitsgebers hin zu überprüfen.

Einschlägige Rechtsprechung zu der Auslegung des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO fehlt allerdings bislang noch. Soweit ersichtlich, vertreten aber auch die Datenschutzbehörden der Länder die Auffassung, dass das Einstellen von Videos und Fotos in das Intranet die Einwilligung des jeweils Abgebildeten erfordert.

Es empfiehlt sich daher im Sinne einer rechtssicheren Lösung, auch für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos/Videos im Intranet eine Einwilligung einzuholen.

Hier reicht dann eine einmalige (entsprechend formulierte) Einwilligungserklärung aus. Der Arbeitgeber darf eine solche Einwilligung vorformulieren. Bei der Formulierung ist dann jedoch sehr genau darauf zu achten, dass nach dem Bestimmtheitsgrundsatz in einer (vorsorglichen) Global-Einwilligung die einzelnen Anwendungsfälle der Einwilligung im Detail möglichst exakt bezeichnet werden.

Die alleinige Teilnahme an einem Firmen-Event kann übrigens in der Regel nicht mit einer Einwilligung gleichgesetzt werden. Auch das bewusste Lächeln von Personen in die Kamera wird nicht als konkludente Erklärung angesehen. Sollten an der Veranstaltung auch Personen teilnehmen, die nicht Mitarbeiter sind, so wäre hier als praktikabler Weg daran zu denken, bereits im Rahmen der Einladung eine Einwilligung zur Aufnahme und internen Nutzung im Intranet einzuholen.